Conditions générales – Événements
(Lilo Studio Photo)
1. Durée et continuité des prestations
Les forfaits sont calculés en heures continues, à partir de l’arrivée sur le lieu de l’événement jusqu’à la fin de la prestation.
Le temps de déplacement entre plusieurs lieux liés à l’événement est inclus dans le forfait.
Toute heure entamée au-delà du forfait convenu sera facturée 120 € de l’heure.
2. Repas, pauses et conditions de travail
Pour toute prestation excédant 6 heures, une pause repas de minimum 30 minutes doit être prévue.
Le repas ne doit pas nécessairement être identique à celui prévu pour le public ou les organisateurs, mais il doit être adapté et nourrissant.
Un espace doit être prévu pour nous permettre de prendre cette pause, ainsi que des boissons mises à disposition durant toute la prestation.
3. Organisation et logistique
Afin de préparer au mieux la couverture de l’événement, nous demandons de recevoir quelques jours avant :
Le programme complet et les horaires précis.
Les adresses exactes des lieux.
Les coordonnées d’une personne de contact avec numéro de téléphone (responsable de l’organisation, coordinateur, etc.).
Nous travaillons en principe à deux (photo et vidéo), mais il peut arriver qu’un imprévu nous oblige à intervenir seul. Dans ce cas, la prestation sera réalisée avec la même exigence et le même professionnalisme.
4. Captation et style
Nous travaillons avec un style colorimétrique propre à Lilo Studio Photo, qui constitue notre identité visuelle.
Les photos sont sélectionnées, triées et retouchées par nos soins pour un rendu artistique cohérent.
Les vidéos sont montées dans le même esprit, pour restituer les moments forts de l’événement.
Toute demande de retouches supplémentaires spécifiques (retouches esthétiques poussées, modifications colorimétriques, suppression/ajout d’éléments…) pourra faire l’objet d’une facturation complémentaire.
Les fichiers bruts (non retouchés ou non montés) ne sont pas livrés.
5. Délais et modalités de livraison
Les photos sont livrées dans un délai de 3 à 5 semaines maximum après l’événement.
Les vidéos sont livrées dans un délai de 4 à 6 semaines maximum après l’événement.
La livraison se fait via un lien WeTransfer(valable 60 jours). Les fichiers doivent être téléchargés et sauvegardés dès leur réception.
6. Clauses de protection et imprévus
Nous faisons tout pour respecter le programme communiqué.
En cas de retard indépendant de notre volonté (embouteillage, météo, incident technique…), nous restons plus tard afin de garantir la couverture prévue.
Si ce retard entraîne un dépassement du forfait, les heures supplémentaires seront facturées 120 €/heure.
Certains moments peuvent échapper à la captation pour des raisons imprévisibles (accès restreint, organisation modifiée, conditions météo, mouvements de foule, etc.).
Il appartient à l’organisateur de nous informer de tout moment particulier (discours, animation, intervention officielle, spectacle, feu d’artifice, etc.).
7. Tarifs préférentiels pour les ASBL locales
Les ASBL locales peuvent bénéficier de tarifs préférentiels pour les événements publics organisés dans la région.
En contrepartie, Lilo Studio Photo doit être mentionné dans les supports de communication liés à l’événement (réseaux sociaux, affiches, flyers, site internet, etc.).
L’absence de mention pourra entraîner la facturation au tarif standard.
8. Droits et utilisation des images
Les photos et vidéos livrées sont destinées à un usage interne ou promotionnel de l’événement.
Toute diffusion commerciale, médiatique ou auprès de partenaires doit être validée au préalable.
Lilo Studio Photo se réserve le droit d’utiliser certaines images pour sa communication (site web, réseaux sociaux, portfolio, etc.), sauf demande écrite contraire.
9. Réservation et conditions financières
Un acompte (à préciser) est demandé pour confirmer la réservation de la date.
En cas d’annulation par le client, l’acompte reste acquis.
Le solde est à régler au plus tard le jour de l’événement (ou selon modalités prévues au contrat).
10. Cas de force majeure
En cas d’empêchement majeur (accident, maladie, événement indépendant de notre volonté), Lilo Studio Photo s’engage à proposer une solution de remplacement (photographe/vidéaste partenaire de confiance) ou à rembourser les sommes déjà versées.